CRM-systemen vergelijken

CRM-systemen vergelijken doe je aan de hand van deze handige vragenlijst. De zoektocht naar uw CRM-systeem wordt een stuk eenvoudig als je weet waar je op moet letten.

Nu u heeft besloten een CRM-systeem aan te schaffen, moet u natuurlijk nog de juiste vinden. Er zijn talloze aanbieders, dus hoe vindt u nu die ene die voldoet aan uw eisen? Om u op weg te helpen wijzen wij u op enkele belangrijke vragen. 

Om de zoektocht naar het perfecte CRM-systeem te starten, moet u zich eerst buigen over het beoogde gebruik ervan. Welk probleem gaat het systeem voor mij oplossen of welk proces wordt makkelijker gemaakt? In het begin hoeft er nog niet specifiek nagedacht worden over hoe het probleem opgelost wordt, maar meer over wat er opgelost moet worden. 

Vragenronde 1:

• Waar gaat u het systeem voor gebruiken?
• Hoeveel mensen gaan het systeem gebruiken?
• Wat is uw budget?

Als u nog niet precies de antwoorden heeft op de vragen over het aantal gebruikers en budget, is dat geen probleem. We zitten pas in de beginfase en hier kan altijd nog verandering in komen. Na het invullen van al uw wensen en eisen, zal het mogelijk zijn om een indicatie te geven van wat het systeem ongeveer gaat kosten. 

We hebben nu een doel en een schatting van het aantal gebruikers. Met de antwoorden op deze vragen bent u goed op weg en wordt de zoektocht al een stuk gerichter. Toch kunt u het beste nog niet beginnen aan het nadenken over functionaliteiten. Er zijn veel CRM-functionaliteiten beschikbaar en die verschillen sterk per systeem en leverancier. Om de zoektocht te vereenvoudigen, moet u eerst een beslissing maken over de manier waarop u het systeem wilt installeren en gebruiken. 

Is het voor u handig dat het systeem via de Cloud beschikbaar is of gaat de voorkeur naar een installatie op locatie? Als u hier meer over wilt weten, kunt u het artikel lezen over de verschillen tussen on-premises en Cloud CRM.

Vervolgens moet u zich afvragen of u een systeem zoekt dat open-source of closed-source ontwikkeld is. Bij open-source-CRM is de broncode openbaar en kunt u zelf nieuwe applicaties programmeren. Dat is echter eenvoudiger gezegd dan gedaan, en het is maar één aspect van de keuze tussen closed-source- of open-source-CRM.

Vragenronde 2:

• Welk platform heeft uw voorkeur: SaaS, on-premises of toch hosted?
• Kiest u voor closed- of open-source?

De eerste stappen naar uw ideale systeem zijn nu gemaakt. Nu moeten een aantal technische vragen beantwoord worden. U wilt dat het nieuwe systeem soepel loopt en dat er zich geen compatibiliteitsproblemen voordoen. Ga bij u zelf na welk van de volgende systemen voornamelijk op de werkvloer gebruikt worden of gaan worden. 

Vragenronde 3:

• Welk operating system moet uw systeem kunnen ondersteunen?
• Welk mobiel besturingssysteem moet uw systeem kunnen ondersteunen?
• Met welke database moet het CRM-systeem samenwerken?
• Welke browsers moet het systeem ondersteunen?

Tot slot zijn algemene organisatorische vraagstukken van belang. Indien uw bedrijf ook op internationale basis opereert, is het wellicht nodig het CRM-systeem in een andere taal dan het Nederlands of meerdere talen beschikbaar te stellen. Ook moet u zich afvragen of u behoefte heeft aan ondersteuning van de leverancier. Zo kan het nodig zijn dat die altijd bereikbaar moet zijn of dat u ook verder kunt zonder hulp van de leverancier, en dat het support ook voor uw buitenlandse filialen beschikbaar is. 

Vragenronde 4:

• In welke talen moet het systeem beschikbaar zijn?
• In hoeverre heeft u hulp en support nodig van de leverancier?
• Heeft u ook hulp en support nodig in het buitenland?

Nu we de basis op een rijtje hebben gezet, is het tijd voor de specifieke functionaliteiten die u zal gaan gebruiken. We nemen het antwoord op de vraag ‘waar gaat u het systeem voor gebruiken’ en bouwen daar op verder. Er zijn oneindig veel functionaliteiten en het kan soms moeilijk zijn om de juiste te vinden. En in sommige gevallen weet u precies wat u wilt maar kent u wellicht de vakterm niet. Of u weet precies wat u wilt maar komt erachter dat een nog onvoorziene functionaliteit toch erg goed past in het bedrijfsproces dat u voert. Het zou zonde zijn om die dan niet direct op te nemen in uw systeem en dat u daar achteraf spijt van krijgt. Voor het aanbod van functionaliteiten per leverancier kunt u op de bedrijfspagina van de leverancier kijken.