Klik hier voor een gratis CRM-systeem

Gratis CRM klinkt natuurlijk erg aantrekkelijk maar zou je een stagiair aannemen om ander belangrijk werk binnen je bedrijf te laten doen?

Ik neem aan van niet. Je neemt iemand aan omdat hij of zij geschikt is voor de baan, ook al betekent dat dat je daar iets meer voor moet betalen. Als het gaat om het runnen van je bedrijf, moet je niet besparen op zaken die je dagelijkse werkzaamheden beïnvloeden. Je hoeft niet meteen het beste van het beste en het meest uitgebreide systeem aan te schaffen, maar het verschil tussen een gratis systeem of een betaald systeem is zo groot dat het altijd wordt aangeraden om voor optie 2 te kiezen. 

Een CRM-systeem hoeft bovendien niet duur te zijn. Er zijn al simpele systemen vanaf ongeveer 15 euro per maand die u ondersteunen met de dagelijkse werkzaamheden. Het automatiseren van simpele handelingen voor bijvoorbeeld de administratie en het bijhouden van het aantal gewerkte uren kunnen al zoveel tijd besparen dat die 15 euro al is terugverdiend voor het einde van de week. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de mogelijkheden die zo’n systeem biedt, en waar het eigenlijk voor bedoeld is, namelijk het klantencontact. 

De vergoeding die voor een CRM-systeem moet worden betaald, is het eigenlijk altijd waard en wordt makkelijk terugverdiend. Toch zijn er nog altijd veel, vooral beginnende bedrijven, die kiezen voor een gratis CRM-systeem. Als ondernemer moet je weten dat voor niets de zon opgaat en dat verder alles betaald moet worden. Maar hoe kan het dan dat CRM-systemen wel gratis worden aangeboden?

Waarom de meeste gratis CRM niet gratis CRM zijn

Als je bij Google zoekt op ‘gratis CRM-systeem’, is de kans groot dat ongeveer de helft van de zoekresultaten bezet is door gespecialiseerde SEO-bedrijven. Zij betalen geld wanneer op een van de links wordt geklikt. Hoeveel vraag je? Vandaag werd door Google, via hun eigen zoekwoordenplanner, voor de zoekopdracht ‘gratis CRM-systeem’ een bod voorgesteld van 5 euro en 86 cent. Voor ‘gratis CRM-software’ was dat bedrag maar liefst 8 euro en 12 cent. Dan rijst al gauw de vraag: waarom zouden bedrijven 6 tot 8 euro per klik uitgeven aan een zoekwoord voor een gratis product? Dat klinkt niet bepaald als een goed verdienmodel. Tel daar de ontwikkelingskosten van een CRM, het personeel en de huur van de bedrijfsruimte bij op en je hebt een aantal kosten die niet op magische wijze worden betaald. Dus hoe zit het dan?

De meeste aanbieders werken met een tijdelijke gratis versie of een beperkte versie van het CRM. Mensen kunnen zonder betaling het systeem uitproberen en kunnen zo kennismaken met het product. Het is dan aan de leverancier om hen te overtuigen van de voordelen van de betaalde versie. 

Niks is gratis…

… en dat zijn jouw gegevens ook niet. Wanneer een bedrijf zijn diensten gratis aanbiedt, moet er ergens anders een bron van inkomsten zijn. Hoogstwaarschijnlijk bestaat deze bron uit datasets die tegen hoge prijzen worden verkocht. Check altijd de voorwaarden van een CRM om erachter te komen met wat voor businessmodel het bedrijf werkt. 

Freemium CRM systemen

Met een Freemium-model hoeft de gebruiker niets te betalen, maar is hij wel gebonden aan een maximum aantal data of slechts beperkte functionaliteiten. Wanneer het aangegeven maximum aantal data is gebruikt, kan hij ervoor kiezen om dat aantal wat uit te breiden tegen een kleine vergoeding. De gebruiker betaalt dan enkel voor de uitbreiding naar keuze, zoals extra data. Hetzelfde geldt voor functionaliteiten. Als het gratis pakket met functies niet genoeg is, kan ervoor worden gekozen om te betalen voor extra functionaliteiten. 

Dat klinkt als de perfecte oplossing. Gratis zolang het kan en wanneer het nodig is, koopt men simpelweg de functies erbij die gewenst zijn. Dan kan het bijna niet anders dat het te mooi is om waar te zijn, en dat klopt. Volgens verschillende studies is er slechts een klein deel van de klanten van Freemium-bedrijven waar aan verdiend wordt. Geschat wordt dat het aantal klanten dat betaalt tussen 2% en 5% ligt. Wat betekent dat minimaal 95% niet betaalt. Een bedrijf dat met weinig betalende klanten de boel draaiende moet houden, kan niet hetzelfde leveren als andere bedrijven en moeten dus besparen op bepaalde aspecten.  

Customerservice helpt je graag

Wanneer je een nieuw CRM probeert, zal je zeker in het begin met vragen komen te zitten. Het bijhouden van contacten zal geen problemen opleveren, maar wanneer je wat dieper in het systeem terecht komt en de functionaliteiten wat ingewikkelder worden, kan wat hulp van de maker geen kwaad. Dan zou het toch wel erg vervelend zijn als de aanbieder ervoor heeft gekozen om geld te besparen op de customerservice, waardoor je gedoemd bent om via de FAQ zelf je problemen op te lossen.

Betalende klanten betalen voor gratis gebruikers

Het hosten van een CRM-systeem kost nu eenmaal geld. Voor iedere gebruiker, niet-betaler of wel-betaler, moet er betaald worden voor de servers, opslag, back-ups en meer. Iedere gratis gebruiker kost ook geld en dat moet door iemand betaald worden, namelijk de betalende gebruikers. 

Om het geld terug te verdienen van de gratis gebruikers, worden de kosten doorberekend aan de betalende klanten die uiteindelijk dus voor de gratis gebruikers betalen. Als je de kosten van een Freemium-product naast die van een aantal betaalde CRM-systemen legt, kom je er al gauw achter dat wanneer je voor de betaalde versie van een Freemium-product kiest, je meer betaalt dan voor een gewoon CRM-systeem.